Bốn bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện online

Muốn tổ chức các sự kiện online thành công đòi hỏi bạn phải lập kế hoạch chu đáo. Đồng nghĩa với việc, sự kiện online cần có chiến lược, lên chương trình với đội ngũ phù hợp để mang lại trải nghiệm hấp dẫn cho người tham dự.

Tại một phiên họp Hội nghị Martech, ông Marsha Maxwell, chuyên gia chiến lược sự kiện, quản lý sự kiện và hậu cần chia sẻ: “Bạn luôn muốn những người tham dự vui vẻ và gắn kết, những người không chỉ học qua các buổi học hoặc kết nối với nhau mà còn học hỏi, kết nối với doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn, đồng thời làm sâu sắc thêm mối quan hệ của họ với tổ chức của bạn”.

Dưới đây là 4 bước chính trong quá trình xây dựng sự kiện online dành cho bạn.

Xác định chiến lược

Xác định chiến lược sự kiện online bạn cần phải hướng tới cả 2 mục tiêu cho doanh nghiệp và cho khán giả. Chuyên gia Marsha Maxwell đã đặt ra câu hỏi: “Làm cách nào để xây dựng sự kiện phù hợp và làm cách nào để đo lường thành công sự thành công của nó?” 

Mỗi đầu việc phải phù hợp với trải nghiệm sự kiện online. Mỗi hành động mà người tham gia thực hiện phải có mục đích. Điều này có nghĩa là lập kế hoạch toàn diện cho sự kiện cũng như phân tích sau sự kiện để đo lường sự thành công.

Nội dung và thông điệp của sự kiện phải phù hợp với đối tượng mục tiêu để đảm bảo người tham gia cũng sẽ tương tác. Xác định các kết quả cụ thể có thể đo lường được, bao gồm: Nhận thức về thương hiệu, tạo tệp khách hàng tiềm năng, kết nối ngang hàng và giáo dục. 

Để đo lường những kết quả này, hãy sử dụng khảo sát sau sự kiện, khảo sát phiên hoặc thậm chí các nhóm tập trung trực tiếp và phiên phản hồi. Chuyên gia Marsha Maxwell chia sẻ: “Nếu bạn không thể đo lường được sự kiện thì bạn nên đặt câu hỏi tại sao bạn phải tổ chức sự kiện này?”

Sắp xếp trải nghiệm thân thiện với người dùng

Những trải nghiệm trong suốt chương trình sắp xếp có thể sẽ xây dựng nên sự kiện nhưng cũng có thể phá hỏng nó. Marsha Maxwell cho biết: “Bạn phải cân bằng giữa sở thích của khán giả và thời gian nghỉ giải lao khi xây dựng khung chương trình sự kiện.”

Một sự kiện online có tổ chức bao gồm trình tự: các buổi học, giờ giải lao và các hoạt động khác, được phân bổ xen kẽ để thu hút sự tham gia của khán giả. Đảm bảo các hoạt động này sẽ có sự góp mặt của tất cả các cá nhân tham dự sự kiện. Và hãy đảm bảo rằng không nhiều hoạt động diễn ra cùng một lúc chỉ để phục vụ cho một cá nhân. Lịch trình trong sự kiện cần hợp lý và khoa học tránh xảy ra sự lúng túng và khó hiểu cho khách tham dự. 

Chương trình cần có cả thời gian nghỉ giữa các phiên - 10 đến 15 phút – để người tham dự uống cà phê, trà trong khi diễn giả và nhân viên sự kiện chuẩn bị cho phiên làm việc tiếp theo. Trong khi xây dựng sự kiện, hãy cân nhắc xem những người tham dự của bạn đang ở múi giờ nào để họ không bỏ lỡ các phiên quan trọng vào đầu hoặc cuối giờ.

Chuyên gia Marsha Maxwell cho biết: “Thời gian rất quan trọng trong các sự kiện online, đặc biệt là trong bối cảnh diễn ra trên toàn cầu. Yếu tố này cần phải được chú ý nêu rõ trong lịch trình của từng khách mời tham dự. Thời gian chính xác giúp nâng cao khả năng tiếp cận, tham dự và trải nghiệm sự kiện một cách tổng thể.”

Xây dựng một nhóm hỗ trợ sự kiện

Khi kết thúc sự kiện, hãy đảm bảo bạn có một nhóm hỗ trợ để giúp bạn quản lý trải nghiệm của khách tham dự. Nếu doanh nghiệp của bạn không có bộ phận cụ thể nào làm việc này, hãy xây dựng ngay một nhóm phù hợp với việc quản lý và hỗ trợ sự kiện. 

Bạn sẽ cần các hoạt động hỗ trợ quảng cáo, công nghệ thông tin để quản lý các vấn đề kỹ thuật cũng như các cá nhân để giúp kiểm duyệt và bao quát các cuộc thảo luận. Bạn cũng nên có sẵn người quản lý phương tiện truyền thông xã hội để chia sẻ những điểm nổi bật của sự kiện trên các nền tảng xã hội. 

Sau sự kiện, bạn cũng nên có một số thành viên trong nhóm thực hiện phân tích và rút ra thông tin chi tiết từ dữ liệu sự kiện. Marsha Maxwell cho biết: “Việc có một nhóm hỗ trợ ngay tại chỗ sẽ giúp bạn rất nhiều khi tổ chức sự kiện.”

Cung cấp một môi trường an toàn và hiệu quả

Bảo vệ quyền của người tham dự bằng cách giải quyết trách nhiệm pháp lý liên quan đến quyền riêng tư, bản quyền và khả năng truy cập dữ liệu. Môi trường an toàn và tuân thủ quy tắc của sự kiện cần được duy trì trong suốt quá trình diễn ra và từ tất cả các bên liên quan. 

Marsha Maxwell cho biết: “Việc có các điều khoản, điều kiện và hướng dẫn pháp lý cho các sự kiện online sẽ thiết lập một khuôn khổ rõ ràng đối với các khách mời của bạn tham gia và cách họ tham gia”. Hãy để những người tham dự biết rằng doanh nghiệp của bạn đang tạo ra trải nghiệm an toàn cho mọi người. Tạo và chia sẻ quy tắc ứng xử, đồng thời nêu rõ rằng nếu như không tuân theo quy tắc đó thì họ sẽ phải “đứng ngoài” sự kiện.

Đảm bảo rằng mọi nội dung video có bản quyền đều tuân thủ luật bản quyền và được cấp phép. Ngoài ra, hãy chuẩn bị các biểu mẫu phát hành diễn giả để bạn có thể sử dụng nội dung sau sự kiện.

Kết luận

Bằng cách thực hiện bốn bước này, hy vọng bạn sẽ tạo nên một sự kiện online thực sự có ý nghĩa và thoải mái cho khách hàng.

Marsha Maxwell cho biết: “Việc tối ưu hoá và tận dụng toàn bộ những chi tiết nhỏ của sự kiện sẽ giúp mang đến những câu chuyện hấp dẫn, kết nối những người tham dự với thông điệp của bạn, tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ, đồng thời thúc đẩy tương tác và hiểu biết trong môi trường online từ xa”.