Tiếp thị và Công nghệ thông tin: hợp tác dẫn lối thành công

Trong bối cảnh thời đại luôn biến chuyển, mối liên hệ giữa bộ phận Tiếp thị và Công nghệ thông tin (CNTT) trong doanh nghiệp đóng vai trò then chốt, góp phần tạo nên thành công chung. Mối quan hệ này không đơn thuần là đối nghịch hay hợp tác, mà là sự cộng sinh, tương hỗ lẫn nhau.
Để thúc đẩy mối quan hệ cộng sinh này, nhà lãnh đạo đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ cần nâng cao nhận thức của hai bộ phận về tầm quan trọng của sự hợp tác, xây dựng văn hóa cộng tác cởi mở, chia sẻ thông tin, và đầu tư vào công nghệ và đào tạo.
Thời đại không ngừng thay đổi ít nhiều mang lại cho doanh nghiệp nhiều thách thức hơn. Vì thế, sự kết hợp giữa tiếp thị và công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp tối ưu hóa khả năng chuyển đổi, tăng tốc độ tiếp cận thị trường và dễ tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Tiếp thị và Công nghệ thông tin: Mối liên kết tương hỗ cho sự phát triển

Công nghệ thông tin đang phát triển với tốc độ chóng mặt, thúc đẩy sự tăng trưởng mạnh mẽ cho các ngành tích hợp với nó. Theo thống kê, năm 2023, các ngành này đã đạt mức tăng trưởng 104%, và thị trường phần cứng, trung tâm dữ liệu và chất bán dẫn đạt 1,4 nghìn tỷ USD vào năm 2021.
Sự bùng nổ của công nghệ đã tạo ra những ảnh hưởng to lớn đến ngành tiếp thị, vốn cũng đang trong quá trình chuyển đổi không ngừng. Trí tuệ nhân tạo (AI) giờ đây có thể quản lý linh hoạt các phản hồi và yêu cầu của khách hàng, và tiếp thị trên các nền tảng thực tế ảo hoặc thực tế tăng cường đang phát triển với tốc độ đáng kinh ngạc. Tất cả những điều này cho thấy mối liên kết chặt chẽ và tương hỗ giữa tiếp thị và công nghệ thông tin.

Hiện nay, ranh giới giữa hai lĩnh vực này ngày càng mờ nhạt. Tốc độ tiếp cận khách hàng nhanh chóng và yêu cầu về doanh số không ngừng thay đổi của doanh nghiệp đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa tiếp thị và công nghệ thông tin để giải quyết những thách thức mới. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hai bộ phận này có thể phát triển và duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả, cùng nhau tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu lẫn nhau

Khoảng 78% nhân viên công nghệ thông tin nghĩ rằng họ hợp tác làm việc với bộ phận tiếp thị. Tuy nhiên, chỉ có 58% nhân viên tiếp thị đồng ý với quan điểm này. Khoảng cách ý kiến 20% này tạo ra không ít bất đồng và thường do sự thiếu hiểu biết lẫn nhau giữa hai bộ phận.

Một trong những bước đầu tiên quan trọng nhất trong việc kết hợp dữ liệu công nghệ thông tin và tiếp thị là cố gắng hiểu những khía cạnh công việc của nhau. Hãy tìm hiểu thực tế những gì mà bộ phận còn lại đang làm để hiểu biết thêm về hoạt động của họ.

Tổ chức hội thảo kéo dài cả ngày về tiếp thị và công nghệ thông tin, chỉ sử dụng ngôn ngữ phổ biến của từng lĩnh vực. Ví dụ: Nhân viên công nghệ thông tin học từ viết tắt trong tiếp thị như CMS, CTA, PPC, SEO. Ngược lại, bộ phận tiếp thị tìm hiểu các từ viết tắt 3 chữ cái trong công nghệ thông tin như OT, DNS, MWB, PGP. Đây chỉ mới là bước đầu. Cả tiếp thị lẫn công nghệ thông tin đều yêu thích các thuật ngữ kỹ thuật riêng.

Tiếp thị:

• CMS – Hệ thống quản lý nội dung
• CTA – Kêu gọi hành động
• PPC – Trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột
• SEO – Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm

Công nghệ thông tin: 

• OT – Công nghệ vận hành
• DNS – Hệ thống tên miền
• MWB – Malwarebytes (ứng dụng xử lý phần mềm độc hại)
• PGP – Mật mã mã hóa quyền riêng tư

Ngoài ra, các chuyên gia tiếp thị cần giải thích những quy trình và công cụ mà họ sử dụng để có thể truyền đạt cho nhóm công nghệ thông tin  về cách mỗi công cụ hoạt động. Những thông tin này có thể dường như là lãng phí thời gian đối với những người làm việc trong lĩnh vực tiếp thị hoặc công nghệ thông tin , nhưng thực tế, chúng mang lại sự mới mẻ và thú vị cho đối phương. Điều này mở ra cơ hội cho cả hai bộ phận để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, tạo nên những ngôi sao trong ngành của họ.

Tạo một chương trình thực tập nội bộ để chia sẻ tài nguyên và dữ liệu hàng quý giữa bộ phận tiếp thị và công nghệ thông tin. Cả hai cần trao đổi chi tiết và giải đáp những vấn đề mà đối phương thắc mắc.

Tham dự các hội nghị hàng quý do CIO và CMO tổ chức. Hội nghị nêu bật những gì hai bộ phận đã đạt được và cách để đôi bên hợp tác cùng nhau. Trong hội nghị, những dữ liệu quan trọng, có tác động đến cả hai bên cũng sẽ được thể hiện rõ ràng. Trưởng phụ trách cả hai bộ phận đều cần hiện diện tại hội nghị và trao đổi hợp tác với nhau. 

2. Tránh trùng lặp kỹ năng

Cần chú ý để tránh lãng phí nhân lực, bạn nên tránh việc giao công việc trùng lặp giữa hai bộ phận. Ví dụ, không nên giao cho nhân viên của bộ phận tiếp thị các nhiệm vụ quản lý dữ liệu, một chức năng mà bộ phận công nghệ thông tin phụ trách.

Điều chỉnh cấu trúc phòng ban của doanh nghiệp, đặc biệt là về việc quản lý dữ liệu. Doanh nghiệp cần thống nhất quản lý và quản trị trên tất cả các hoạt động tiếp thị và dữ liệu. Đồng thời tránh việc các bộ phận khác thực hiện chức năng mà bộ phận công nghệ thông tin đã đảm nhận.

Nếu doanh nghiệp của bạn được tổ chức thành các nhóm công nghệ thông tin và tiếp thị, cần làm rõ vai trò và trách nhiệm giữa các nhóm công nghệ dữ liệu tiếp thị và công nghệ thông tin. Cần phân biệt rõ chức năng của từng bộ phận trong doanh nghiệp và giao việc cho nhân viên phù hợp với vai trò của họ.

Cũng cần chú ý rằng công nghệ thông tin  có thể tạo ra giá trị lớn cho tiếp thị bằng cách phát triển cơ sở dữ liệu và hạ tầng quản lý dữ liệu, cũng như tự động hóa các quy trình tiếp thị. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, hỗ trợ cho các sự kiện quan trọng.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hỗ trợ mọi phương tiện để phát triển bộ phận công nghệ thông tin, giúp bộ phận này có thể đảm nhận việc bảo trì hệ thống hoặc quy trình nếu cần thiết.

3. Xây dựng các quy trình hợp tác hiệu quả

Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng hãy nhớ rằng mỗi bộ phận đều đang nỗ lực hết mình để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày của họ. Trên thực tế, việc tạo ra thời gian cộng tác không phải là điều dễ dàng cho bất kỳ nhân viên nào.
Dưới đây là những bước thiết thực để xây dựng quy trình hợp tác hiệu quả:

•  Giao tiếp thường xuyên
  
  • Bắt đầu mỗi tuần bằng cuộc họp ngắn 15 phút để chia sẻ kế hoạch và cập nhật tiến độ công việc.
    
  • Tạo kênh liên lạc trực tiếp (như nhóm chat) để trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Hợp tác trong dự án
  
  • Thành lập nhóm làm việc kết hợp cho các dự án cụ thể, bao gồm chuyên gia từ cả hai bộ phận.
    
  • Xác định mục tiêu rõ ràng, tạo động lực và ghi nhận đóng góp của từng thành viên.
    
• Lồng ghép hợp tác vào kế hoạch chung:
  
  • Cung cấp thời gian và môi trường cho hai bộ phận hợp tác thường xuyên trong kế hoạch hàng năm.
    
  • Tổ chức các hoạt động giao lưu sau giờ làm việc để tăng cường gắn kết và sự tôn trọng lẫn nhau.
    
• Tận dụng thế mạnh của mỗi bộ phận:
  
  • Chuyên gia công nghệ thông tin hỗ trợ bộ phận Tiếp thị trong việc quản lý khách hàng tiềm năng, phân tích dữ liệu và tối ưu hóa hệ thống.
    
  • Chuyên gia Tiếp thị cung cấp thông tin chi tiết về thị trường và nhu cầu khách hàng, hỗ trợ phát triển sản phẩm phù hợp.

4. Tạo các quy trình và môi trường đặc biệt cho dữ liệu, phân tích và bán hàng

Thông thường, các nhiệm vụ liên quan đến công nghệ thông tin và tiếp thị thường tương quan với việc làm dữ liệu. Dữ liệu, trong bất kỳ trường hợp nào, đều là trụ cột của hoạt động tiếp thị. Hệ thống công nghệ thông tin chịu trách nhiệm thu thập, bảo mật và quản lý dữ liệu này. Vì vậy, từ một góc độ nào đó, hoạt động tiếp thị cần phải hợp tác chặt chẽ với công nghệ thông tin.

Bộ phận tiếp thị cần dữ liệu về khách hàng của họ - thông tin về hành vi mua hàng, thời gian mua hàng và kênh mua hàng. Thông tin này thường không có trong hệ thống tiếp thị quản lý email, sự kiện và khách hàng tiềm năng, mà thường được lưu trữ trong hệ thống ERP hoặc CRM, một phần của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

Quản lý các hệ thống của công ty này đặt áp lực lên bộ phận công nghệ thông tin để tuân theo những quy định như Đạo luật Sarbanes–Oxley về tài chính và Đạo luật bảo vệ quyền riêng tư của California (CPPA) về bảo vệ dữ liệu.

Mặc dù bộ phận tiếp thị có thể nhận thức được những hạn chế này, nhưng mối quan tâm chính của họ là truyền đạt thông tin sản phẩm tới khách hàng và khách hàng tiềm năng một cách rõ ràng và nhanh chóng nhất có thể. Sự khác biệt trong cách tiếp cận dữ liệu đã khiến nhiều tổ chức tiếp thị phải xây dựng nguồn dữ liệu của riêng họ với chi phí hàng triệu đô la.

Vì sự khác biệt trong mô hình hoạt động này, một số công ty nhận thấy việc thành lập một văn phòng trưởng quản lý dữ liệu sẽ là quyết định sáng suốt. Văn phòng này thường được điều hành bởi một chuyên gia hiểu rõ và biết cách khai thác dữ liệu. Họ có quyền tự chủ đối với dữ liệu truyền qua các hệ thống trong doanh nghiệp và có thể chủ động giải quyết vấn đề phát sinh liên quan đến chức năng trong hệ thống.

Càng ngày chúng ta càng nhận thấy rằng chức năng dữ liệu và phân tích là động lực chính thúc đẩy tăng trưởng của công ty, mang lại cho bộ phận tiếp thị khả năng linh hoạt trong việc sử dụng nhiều dữ liệu của công ty.

Một trong những lĩnh vực cần sự hợp tác giữa văn phòng dữ liệu, tiếp thị và công nghệ thông tin là thu thập dữ liệu để bổ sung cho tệp dữ liệu của công ty. Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng nên sẽ lo ngại về việc nhập dữ liệu từ các nguồn khác vào hệ thống của họ. Bộ phận tiếp thị cần thông tin rõ ràng và cẩn thận về nhóm khách hàng hiện tại, cũng như khách hàng tiềm năng cho phía văn phòng dữ liệu kiểm tra trước khi chuyển cho bộ phận công nghệ thông tin, tránh tình trạng nhiễm mã độc vào hệ thống và gây ra hậu quả không mong muốn cho doanh nghiệp. Chức năng này của văn phòng dữ liệu quản lý có vai trò rất quan trọng đối với cả công nghệ thông tin và tiếp thị.

5. Phát triển và quản lý các mục tiêu và KPI chung

Chúng ta đều biết rằng, chỉ có thể quản lý được những gì đo lường. Tuy nhiên, việc đo lường trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tiếp thị thường khác biệt và có thể dẫn đến sự không thống nhất giữa các tổ chức.

Công nghệ thông tin thường quan tâm đến các hệ thống quản lý khách hàng tiềm năng và cách hoạt động của chúng - từ thời gian hoạt động, thông lượng đến tính khả dụng cho người dùng. Trong khi đó, bộ phận tiếp thị cũng quan trọng những con số này, nhưng họ lại muốn thông tin về chất lượng của khách hàng tiềm năng, khả năng chuyển đổi thành khách hàng thực sự và giá trị mà họ mang lại.

Vì vấn đề này, việc hợp tác giữa công nghệ thông tin và tiếp thị có thể giúp phát triển các chỉ số phù hợp để quản lý mỗi quy trình một cách hiệu quả. Do đó, chúng ta có thể rút ra một số điểm chính về công nghệ thông tin và tiếp thị:

• Công nghệ thông tin và tiếp thị là hai lĩnh vực khác biệt, với tốc độ phát triển riêng trong mỗi tổ chức.
• Công việc của tiếp thị là liên tục sử dụng dữ liệu để kiểm tra thông điệp và ý tưởng mới với khách hàng - áp dụng thông tin này trong cả giao tiếp nội bộ và đối ngoại.
• Công nghệ thông tin tập trung vào việc cung cấp cơ sở hạ tầng nhất quán và hiệu suất cao, tuân thủ theo quy trình được cấu trúc hóa.

Cả tiếp thị và công nghệ thông tin đều có thể hưởng lợi từ việc hợp tác. Một sự hợp tác bền vững và hiệu quả giữa hai bộ phận này có thể là động lực cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Theo martech